Elektronický manažment dokumentov

Digitalizácia papierových dokumentov

  • Digitalizácia dokumentov môže prebiehať v zabezpečených priestoroch našej materskej spoločnosti ANY Security Printing Company PLC v Budapešti, prípadne priamo v priestoroch zákazníka. 
  • Skenovanie prebieha na zariadení Falcon RED od spoločnosti OPEX. Základnou vlastnosťou tohto zariadenia je rýchlosť a flexibilita. Vyplýva to z nízkych nárokoch na prípravu dokumentov pred skenovaním (zariadenie si poradí aj so spinkami, vie identifikovať pokrčené, poškodené, alebo slabo čitateľné dokumenty).
  • Základné parametre:
    • Automatický podávač dokumentov
    • Automatické meranie hrúbky dokumentov
    • Minimálny rozmer skenovaného dokumentu: 5,08 x 8,89 cm
    • Maximálny rozmer skenovaného dokumentu: 31,12 x 64,77 cm
    • Výstupný formát: napr. pdf, jpeg, tiff, csv, xml

Prevádzka systému manažmentu dokumentov v papierovej alebo digitálnej forme

  • Zariadenie, ako aj prostredie v ktorom skenovanie prebieha, zaručuje vysoký stupeň bezpečnosti pri skenovaní dokumentov s citlivým obsahom.
  • Zariadenie vie identifikovať OCR – A a OCR – B alfanumerické znaky na vopred zadefinovanom mieste na skenovaných dokumentoch. Podľa takto identifikovaných znakov vieme pripraviť indexáciu v databáze skenovaných dokumentov.
  • Zaujímavosťou je potlač skenovaného dokumentu. Skenovaný dokument vieme potlačiť na prednej aj zadnej strane. Na zadnej strane vieme zabezpečiť aj tlač čiarového kódu. Takáto potlač môže slúžiť aj na indexáciu inak ťažko zoraditeľných dokumentov (dokumenty bez jednoznačného identifikátora).
  • Naskenované dokumenty vieme umiestniť na bezpečnostný SFTP server, odkiaľ si ich zákazník môže stiahnuť. Prípadne vieme pre klienta pripraviť virtuálne webové prostredie v ktorom si môže naskenované doklady prehliadať. V tomto prípade môžu byť naskenované dokumenty umiestnené na našich bezpečnostných serveroch.

Dlhodobé skladovanie a úschova papierových dokumentov

  • V prípade potreby vieme našim klientom ponúknuť  fyzickú archiváciu naskenovaných dokumentov. Po skončení životnosti dokumentov zabezpečujeme aj ich protokolárne skartovanie.